Роботодавці не повинні знищувати старі роздруківки електронних військово-облікових документів працівників із «Резерв+» одразу після отримання нової версії. Такі документи потрібно зберігати протягом трьох років, навіть якщо зазначені в них дані вже втратили актуальність.
Працівники можуть регулярно надавати кадровим службам оновлені військово-облікові документи, через що в особових справах накопичуються кілька версій однієї й тієї самої роздруківки. Однак залишити тільки найсвіжіший документ, а попередні утилізувати не можна.
Відповідно до порядку оформлення та видачі військово-облікового документа, електронний документ у роздрукованому вигляді має таку саму юридичну силу, як і військово-обліковий документ у паперовій формі. Тому кожна така роздруківка залишається офіційним документом.
Стара версія е-ВОД також фіксує стан облікових даних військовозобов’язаного на певний момент. Через це її не можна просто викинути після того, як працівник надав новий витяг із «Резерв+».
Правила зберігання кадрової та військово-облікової документації визначаються не самим підприємством. Вони регулюються переліком типових документів, які створюються під час діяльності юридичних осіб.
Військово-облікові документи мають зберігатися протягом трьох років. Ця вимога поширюється також на проміжні, старі та вже неактуальні роздруківки електронних документів.
Такі папери потрібно не знищувати, а архівувати відповідно до номенклатури справ підприємства. Порушення правил ведення військового обліку може створити проблеми для роботодавця під час перевірки.
При цьому відсутність компанії у плані перевірок військового обліку сама по собі не гарантує, що інспекції не буде. Передбачена можливість не лише планових, а й позапланових перевірок за встановленою процедурою.
🌟 Читайте «Експерт» у своєму смартфоні — додайте нас в Google Discover